Az ERP beruházás nem IT projekt, mert a sikerben sokkal nagyobb szerepe van a cég üzleti folyamatainak, személyi állományának, a beszállító cég hozzáállásának, ill. adottságainak és természetesen magának az ERP rendszer szemléletének és megvalósításának.
Induljunk ki abból, hogy szolgáltatásunkkal vagy termékünkkel megcéloztuk a piac valamely szegmensét. Ennek a piaci résnek van valamilyen minőségi és mennyiségi elvárása, amelyet ki kell és ki is akarunk elégíteni. Az egyenszilárdság elve viszont megköveteli, hogy az érték képzésben részt vállaló összes folyamat és erőforrás minősége összhangban legyen a piaci szegmens minőségigényével. Ha csak az alap komponensekre koncentrálunk, akkor az egyen-szilágság szemléltethető. A komponensek legfontosabbika az ERP rendszerrel közvetve vagy közvetlenül kapcsolatba kerülő munkatársak, kezdjük hát itt.
Személyes tapasztalatom alapján a munkatársainkat öt kategóriába sorolhatjuk:
- Van egy olyan kategória, amelyben a munkatársaink nem képesek olyan minőségű és mennyiségű munkára, amely ahhoz szükséges, hogy a megváltozott piaci igényeket kielégítsük. Az innovációs képesség hiánya miatt ennek a csoportnak a tagjai reális idő alatt nem is képezhetőek. Tőlük meg kell válni. Az más kérdés, hogy ezt lehet kulturáltan csinálni, járandóságaikat ki kell fizetni és támogatni kell őket a munkakeresésben.
- A következő csoport munkája szintén nem éri el az elvárt minőséget, de őket már érdemes képezni, amely során fokozatosan elérik a kívánatos szintet. Ez a képzés mindenképpen megtérül, akkor is ha túlzottan költségesnek tűnik.
- A harmadik csoport úgy jó, ahogyan van. Ők hordják a hátukon a céget, megérdemlik az erkölcsi és anyagi elismerést.
- A folyamatos fejlődésnek gyakori következménye, hogy a munkatársak egy idő után kinőnek az optimális tartományból. Ez sokszor jár azzal, hogy a munkájuk már nem elégíti ki őket, sőt azzal is, hogy a munkájuk minősége csökkenni kezd, ugyanakkor a rájuk terhelendő költség egyre nő (múltjuk okán elvárják az új autót, új telefont, új, csiricsáré notebookot, különleges előjogokat). A profi megoldás az, hogy áthelyezzük őket egy olyan – magasabb minőségigényű – munkakörbe, ahol ismét a 2. vagy 3. szintre kerülnek, hiszen abban a munkakörben még nincs meg a rutinjuk. Ezzel a megoldással találkozhattunk a katonaságnál, ahol minden fokozat után az ország más pontjára vezénylik a vitézt, vagy a multiknál, ahol általában másik országba áthelyezik át munkatársat. Itt akkor is visszaesik egy-két kategóriát, ha egyébként ugyanabba munkakörbe kerül, mert rengeteg új szokással, nyelvjárással és új környezettel kell megbirkóznia, miközben így is képes működtetni a megszerzett tudásának jó részét. Ezzel a lehetőséggel a legtöbb KKV nem rendelkezik, ezért itt a munkatársak általában hosszabb időt töltenek el a túlképzett kategóriákban. Ilyenkor Damoklész kardjaként van jelen a kilépés veszélye.
- Ebbe a kategóriában lévő munkatárs túl jó számunkra. Meg kell válni tőle. Akkor áll elő ez a helyzet, ha pl. egy dinamikus, folyamatosan tanuló, doktoráló – de magáért a tanulásért tanuló – munkatársunk van. Ennél gyakoribb az a helyzetet, hogy pl. portásnak felveszünk egy 2 diplomás munkanélküli tanárt. Ez nagyon nagy hiba, mert a nem a helyükön lévő, magukat sikertelennek érző munkatársak rombolják a céget.
Az ERP beruházás azzal termeli ki ezt a kérést, hogy máról holnapra sok munkakörben egészen új követelmények jelennek meg. Már az ERP beruházás gondolata is nyilván azért merül fel, mert a piaci igényektől elmaradt a cégünk, de ezzel a munkatársak csak akkor szembesülnek, amikor megjelenik a piaci igényekhez illeszkedő új ERP rendszer. Ez az innovációs képességet teszi próbára. Az első kategóriában az innovációs képesség általában teljesen hiányzik. Ha a feljebb lévő osztályok innovációs képessége is alacsony és nem képes az adott idő alatt befogadni az új eljárásokat, az új IT technikát és az új üzleti folyamatokat, akkor az oktatás sem feltételen hozza meg a várt eredményt és a rendszer bevezetése meg is bukhat. Az innovációs képesség hiányára utalnak az olyan kijelentések, hogy ezt nálunk nem lehet alkalmazni, nálunk nem így kell csinálni, mi úgy szoktuk ezt csinálni, stb., ezek a megnyilvánulások veszélyhelyzetre utalnak.
Nagyon fontos, hogy ezt a veszélyt, még az ERP rendszer bevezetése előtt feltárjuk és megtegyük a megelőzésre irányuló lépéseket. Már a felkészülési szakaszban váljunk meg az innovációs képességgel nem rendelkező munkatársaktól, meg kell kezdeni a cég átvilágítását és az üzleti folyamatok felmérését. Ez biztosítja azt a tudást, amely ahhoz kell, hogy a cég adottságaihoz illeszkedő ERP rendszert lehessen kiválasztani. Fontos, hogy még a régi rendszerrel kezdjünk el bevezetni azokat az eljárásokat, amelyek az új rendszerben alapkövetelmény lesz. Ezt azért ítélem fontosnak, mert minden változással szemben meg fog jelenni az ellenhatás, ami annál erősebb minél gyorsabb a változás.
A következő egység legyen maga az ERP. Az ötfokozatú felbontás itt is megállja a helyét.
- A legalsó szint egy belépő szintet képvisel. Ennek természetesen megvan a helye a piacon, de ha ezt választjuk és a rendszerrel támogatott működés minősége messze az elvárt színvonal alatt van, akkor a bukás rögvest bekövetkezik. Ebbe a csapdába azért lehet beesni, mert ezek a rendszerek vonzóan olcsóak. Ennek ellenére azt kell mondanom, időnként meglepően magas árbevételű cég is képes folyamatosan működni a belépő szintű szoftverekkel. Ennek pont az az oka, hogy nem a szoftver a meghatározó tényezője a sikernek.
- A következő szint az, amikor költségmegfontolásból nem megfelelő ERP rendszert vásároltunk. A cég ezzel is fog működni, csak gazdaságtalanul. A legnagyobb kárt az okozza, hogy nem ösztönöz költségmegtakarításra, árbevétel növelésre, korszerű gondolkozás bevezetésére, nem támogatja a felső vezetés munkáját, mert nem alakít ki olyan számokon alapuló vállalatvezetési eljárást, amely az alapja a piaci igényekhez való alkalmazkodásnak. A cégvezetők ezt sokszor felismerik, és a hiányosságokat megpróbálják kiküszöbölni, ami például az Excel táblák elburjánzásában érhető tetten, ill. minden esetben megfigyelhető, hogy a munkatársak elképesztő mennyiségű „felesleges” munkát végeznek, munkájuk alacsony hatékonyságú és drága. Véleményem szerint hamis ige az, hogy az ERP rendszer képes követni a fejlődést, ezért ennek a helyzetnek a megoldása minden esetben az ERP rendszer idő előtti cseréje.
- Na, ez az optimális helyzet. A piac igénye összhangban van a cégkultúrával és az ERP rendszerrel. Azért itt is van egy jópofa probléma. Az ERP rendszernek ki kell bírnia a betanulási időszakot, azaz tudni kell működnie egy olyan környezetben, amikor a felkészületlen, a rendszert még alig ismerő munkatársak nagy lelkesedéssel vagy méla undorral püfölik a billentyűzetet. És itt van az egyik nagy eltérés a „hagyományos magyar” és a nemzetközi normákat kielégítő rendszerek között. A mi rendszereink ebben a szakaszban ontják magukból az elszállásokat. Egész egyszerűen a magyar fejlesztőcégek nem tudják megfinanszírozni a bolond-biztos rendszerek kifejlesztését, míg a nemzetköziek (Axapta, NAV, SAP, stb.) viszont képesek nagyon nagy üzembiztonságú rendszerek fejlesztésére. Ezeknek a rendszereknek a fejlesztési költsége azonban több nagyságrenddel magasabb a legdrágább magyar rendszerénél is. A másik nagy probléma, hogy míg ezek a nagy cégek meg tudják csinálni, hogy időnként teljesen új release-zel jelenjenek meg, amikor valójában egyre magasabb szinten újragondolják a programjaikat, addig nálunk marketing kényszerből egyre újabb és újabb szolgáltatásokat építenek, a már eleve gyenge alapokra. Ebben nagy szerepe van az ostoba pályázati rendszerünknek is. Addig, amíg lehet 411 000€-t pályázni a drégelypalánki kutya fitnesztelepre (amivel egyébként elnyertük a leghülyébb EU-s projekt kitüntető címet), addig nem lehet pénzt szerezni arra, hogy a mi fejlesztőink a meglévő, sok száz példányban használt rendszerüket, a meglévő tapasztalatok alapján újra építsék és egy nemzetközi szinten is versenyképes új kiadással jelenjenek meg.Ha a fent említett kezdeti elszállás-dömpingen túljutunk, akkor ez a probléma valójában megszűnik, mert a felhasználók rátalálnak arra a főcsapásra, amelyben a rendszer már stabilan működik. A magyar rendszerekről sokszor nem is tudunk lemondani. A magyar virtus időnként olyan rafinált üzleti folyamatokat tud kitermelni, amelyet egy egyszerű német munkás (mármint többdiplomás szoftvermérnök) képtelen ésszel felfogni. Ilyenkor ajánljuk a nagyon sok példányszámban üzemelő magyar rendszereket.A másik nagy kérdés a testre szabás. Az ERP rendszer a cég működésének egy modellje, és mint ilyen a cég folyamatoknak csak egy részét támogatja és azt sem feltétlenül úgy, ahogyan elképzeltük. Véleményem szerint, akkor járunk el helyesen, ha ahol csak lehet, elfogadjuk a kiválasztott ERP rendszer megoldását. A törvényekkel is szabályozott területeken (mint a pénzügy – számvitel – bank – pénztár – tárgyi eszköz) több száz hozzánk hasonló felhasználónál folyamatosan üzemelő ERP megoldás biztosan jó mindenkinek csak egy kis innovációs képesség kell hozzá. Kétségtelenül vannak olyan üzleti folyamatok is, ahol egyedi fejlesztésre lehet szükség. Ezeket a fejlesztéseket – ha lehetséges, akkor az ERP beszállítójával kell végeztetni, de sohasem a bevezető szakaszban (eltekintve persze attól a helyzettől, amikor egy jó rendszert cserélünk le egy nagyon jóra).És végezetül beszélni kell az irodaautomatizálási rendszerekről. ERP ide vagy oda, minden valóban fontos kérdés megválaszolása valamilyen Excel tábla szerűséggel történik. Az irodaautomatizálási rendszerek (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Exchange server) mindig része lesz a cégvezetési eszköztárnak. Ma már a KKV-k szintjén is számolni kell az elemzésekben és a döntés előkészítésben igazi szabadságot adó üzleti intelligencia eszközökkel (pl. az SQL szerver részét képező SSAS megoldással vagy az önálló termékként használható QlikView megoldással). A megfelelően kiválasztott ERP rendszer, az üzleti intelligencia rendszerek és az üzleti irodaautomatizálási rendszerek együttese jelenti az igazi siker alapját.
- A következő kategóriához az az egyszerű szülői eszmefuttatás vezet, hogy vásároljunk 2 számmal nagyobb kabátot, mondván, majd bele nő a büdös kölke. Nem nő bele. Rendszerint sokkal hamarabb ki kell dobni, mintsem jó lenne rá. Itt ugyanez fog történni. Ezek a rendszerek hatalmas terhet rónak a személyzetre, a modellezett folyamatai sokkal bonyolultabbak a valóságos folyamatoknál és kelleténél drágább a beruházás. A rendszert utálni fogják, a képességét a cég nem tudja kiaknázni, bár jelentős külső segítséggel ez is működni fog. De a kelleténél sokkal drágábban.
- Ha ilyen rendszert veszünk, akkor ez már a bevezetési fázisban megbukik. A munkatársaink sem egészében sem részletében nem fogják érteni működését, szemlélete idegen lesz számukra, az ilyen rendszer egy nem megfelelő környezetben egyszerűen használhatatlan.
Ami a beszállító cégeket illeti, itt szinte mindig beigazolódik az az ősi felismerés, hogy a zsák megtalálja a foltját, azaz a nagyon jó rendszerekhez, nagyon jó bevezető cégek tartoznak, és így tovább. Ennek viszont van egy érdekes előnye. Ha alacsony készültségű céghez kell bevezetni egy ERP rendszert, akkor elegendő a rendszer helyett beszállítót választani. Egy megbízható, az adott üzleti kategóriát jól ismerő cég magabiztosan vezet be egészen elvarázsolt cégeket is az ERP rejtelmeibe. Egy olyan cég, aki már több száz telepítést végigcsinált kis hazánkban, már semmin nem fog csodálkozni, egyszerűen csak megoldja a feladatot. A beszállító kiválasztása viszont egészen más eljárást igényel, mint az ERP rendszer kiválasztása.
És végzetül néhány szó az üzleti folyamatokról
Amit feltétlen tudnunk kell: AZ ERP RENDSZER SOHASEM TÉRÜL MEG. Ami a megtérülést hozza az a bevezetést megelőző felmérés, a hibás és drága üzleti folyamatok beazonosítása, a folyamatok újratervezése, az új üzleti folyamatok bevezetése és begyakorlása. Fontos lépés az árbevétel, ill. költségtervezés és elemzés bevezetése valamint a teljesítménymutatók kialakítás.
Összességében azt mondhatjuk, hogy ha elhagyjuk vagy nem visszük végig a folyamatok felmérését és újraszervezését, akkor csak pénzt és időt dobtunk ki az ablakon, bármily jó ERP rendszert választottunk is ki. Ha a tényleges piaci igénynél jobb vagy rosszabb rendszert választunk, akkor gazdaságtalan lesz a beruházás, ha sokkal jobbat vagy rosszabbat, akkor hosszútávon működésképtelenségre kell számítani.
