Az ERP beszállítók listájának leszűkítésével egy időben elkezdheti közelebbről is megvizsgálni a szolgáltatókat, hogy összehasonlítsa, melyikük felel meg legjobban elképzeléseinek. Tegye fel a következő kérdéseket, és szűkítse tovább a listát azoknak a szereplőknek a kizárásával, amelyek nem illeszkednek tökéletesen az Ön követelményeinek hosszú távú stratégiájába!
1. Részét képezik-e az alap számviteli modulok is a csomagnak?
Alapvető fontosságúak az alábbi modulok:
- általános főkönyv,
- tartozások,
- követelések,
- megrendelések,
- értékesítés,
- és egy szilárd lábakon álló készlet ellenőrzés modul.
Praktikus lehet továbbá megtudni az egyes kiszemelt szolgáltatóktól, hogy tudnak-e biztosítani olyan további modulokat is, mint a bérszámfejtés, a tárgyi eszközök, banki interfész, házipénztár, ABEV kitöltő illetve egyéb vertikális modulok.
2. Hogyan kezeli a rendszer az adatbevitelt?
Fontos, hogy számításba vegye azt is, mennyire alaposan követi nyomon a rendszer a kritikus munkaterületeket. Vezetőként, figyelemmel tudja-e kísérni a termelési folyamatok alakulását, ha minden kapacitását az alkalmazottak munkájának irányítására fordítja? Tudja-e ellenőrizni, hogy át lett-e tényleg véve a készlet, és ha igen, eléggé megbízhatóak-e a számítások az anyagigény előrejelzés készítéséhez?
3. Miben egyedi az adott ERP a piacon?
Milyen kulcsfontosságú funkciók különböztetik meg ezt a terméket a többitől? Mielőtt elkezdené részletesen taglalni vállalata működését, próbálja megtudni, mit tart a fejlesztő cég a terméke erősségeinek! Így sokkal közelebb kerülhet ahhoz, hogy megtudja, fejlesztenek-e termékeket olyan cégeknek, mint amilyen az Ön vállalata is!
4. Gyakran tesz közzé frissítéseket és frissítési forgatókönyvet a szolgáltató?
A gondos fejlesztők gyakran frissítik rendszereiket, hogy új funkciókat és probléma-kezelési kiegészítéseket kínálhassanak viszonteladóik és ügyfeleik számára. A programozás azon kevés iparágak egyike, ahol a teljes ár töredékéért válthatjuk a mindig legújabb, legmodernebb verzióra termékünket.
De jó is lenne, ha minden évben elmehetnénk például az autókereskedőhöz, hogy építse bele autónkba a legújabb modell funkcióit! A legtöbb áru esetében teljesen új terméket kell vásárolnunk, vagy meg kell elégednünk a régivel. Egy gondos ERP forgalmazó gyakran ad ki frissítéseket, méltányos áron.
5. Biztosít a szolgáltató karbantartást?
Vásárlás előtt győződjünk meg a felől, hogy a vállalatirányítási rendszer forgalmazója rendelkezik-e karbantartási lehetőséggel, amely mindig hozzáférést biztosít számunkra a legfrissebb frissítésekhez. Ideális esetben a licensz vásárlási ár általában mintegy kb. 15%-áért folyamatos frissítéseket, fejlesztéseket biztosíthat az ERP-hez. Ez is tükrözi a fejlesztő folyamatos elkötelezettségét a vásárlói elégedettség és a termék iránt.
6. Továbbfejleszthető a rendszer?
Ha nem biztos benne, hogy a rendszer a vállalata növekedéséből eredő igényekkel is megfelelően tudja majd tartani a lépést, a következő kérdések segíthetik a döntéshozatalban:
- Milyen módon képes szabványos kommunikációs csatornákon keresztül egyéb rendszerekhez kapcsolódni
- Milyen módon használható a rendszer a vállalati környezeten kívül?
7. Milyen jelentés típusokat kínál a rendszer?
A rendszernek képesnek kell lennie a releváns információk könnyű kiszűrésére. Egy adatbázis fájlokkal dolgozó rendszer elméletileg végtelen jelentési kapacitással rendelkezik. Kérjen jelentési mintafájlokat, hogy jobban megismerhesse a rendszer lehetőségeit! Az alapvető jelentések mellett a terméknek olyan funkcióval is rendelkeznie kell, amely biztosítja, hogy programozó tudás nélkül is előállíthatóak legyenek egyedi lekérdezések ipari szabvány jelentéskészítési eszközök segítségével.
8. Könnyen használható a rendszer?
Sok vásárló túlságosan kevés időt szán az ERP praktikussági szempontú vizsgálatára. Mégis, a könnyű használhatóság jelentős mértékben befolyásolja a bevezetés minőségét. A nem kellően ergonomikus rendszerek frusztrálják a felhasználókat, így inkább mellőzik majd a használatát, vagy kézi megoldásokat alkalmaznak. Ha maximális termelékenységre törekszik, figyeljen arra, hogy mennyire könnyen tudják munkatársai használni a rendszert!
Olyan rendszert szeretne, amellyel gyors és hatékony lehet az adatbevitel? Ellenőrizze, hogy rendelkezésre áll-e például teljes képernyős szerkesztési mód, beágyazott súgó, illetve jól érthetőek-e a rendszerüzenetek!
9. Hogyan kezeli a rendszer az adatellenőrzést?
Ez határozza meg, hogy mennyire tudja megelőzni, hogy hibás adatok kerüljenek a rendszerbe. A programnak ki kell tudnia szűrni olyan hibákat, mint például ugyan annak a vevőnek vagy eladónak az ismételt rögzítése, a helytelen termékszámok, vagy az irreális mennyiségek és dátumok megadása. A rendszernek értesítenie kell a felhasználót a szokatlanul nagy mennyiségekről vagy egységárakról (bizonyos tételek esetén), és az értesítés mellett valószerűbb választási lehetőségeket is kell kínálnia!
10. Milyen dokumentáció jár a megoldás mellé?
A rendelkezésre álló dokumentáció mennyisége és minősége kitűnően tükrözi a rendszer minőségét is. Olyan beszállítót keressen, amelyik az alap dokumentáció mellett többféle segédanyagot is kínál: gyakorlórendszert, képzési anyagokat, videókat, technikai útmutatókat. A világos, pontos és hasznosítható dokumentáció elkészítése időigényes folyamat. Azok a szoftvercégek, amelyek hosszú távú együttműködésre törekszenek ügyfeleikkel, kiemelkedően gondosan szerkesztett dokumentációs anyagot kínálnak a felhasználóknak.
11. Milyen képzési lehetőségek állnak rendelkezésre?
Bármennyire is jól értesült viszonteladótól vásárolja a terméket, senki sem tudhat annyit a termék működéséről, bevezetésének csínjáról-bínjáról, mint a program fejlesztői. Járjon utána, kínálnak-e hivatalos tréninglehetőséget az Ön és munkatársai számára!
12. Milyen fokú biztonságot garantál a rendszer?
Az érzékeny funkciók és jelentések jelszavas védettsége befolyásolhatja a program biztonsági szintjét. Ideális esetben meg kell, hogy tudja adni, hogy adott felhasználók, adott időben, milyen műveleteket hajthatnak végre. Egy jó rendszerben például beállítható, hogy egy összeszerelő operátor ne lássa az anyaglistákon a költségeket, a termelés tervezésében résztvevő munkatársak viszont igen.
13. Jelenleg hányan használják a választott ERP-t a világban?
Ha a cég, amelytől vásárolni szeretne, már sok példányt adott el a rendszerből, valószínűleg jól csinál valamit. Az emberek a pénztárcájukkal szavaznak, így érdemes a népszerű termékeket alaposabban megvizsgálni. Hány cég/felhasználó használja a rendszert Magyarországon és a világon? Egy ERP széles körű telepítettsége garancia: biztosíték a felől, hogy a termék kiállta az idő próbáját, kivívta az Önéhez hasonló vállalatok elégedettségét, és értéket képvisel. A széleskörű elterjedtség a kiegészítő funkciók kínálatának növekedésével is jár. Ha népszerű egy termék, az kiegészítő szoftvereket, hasznos segédprogramokat, időben és földrajzilag kényelmesen elérhető tréning lehetőségeket és széles viszonteladói hátteret jelent.
13+1. Ne ígéreteket vegyen!
Egy kereskedő jövőre vonatkozó ígéretei nem mindig kellően megalapozottak. Csak olyan programot vásároljon, amely már a vásárláskor képes kiszolgálni igényeit! Mekkora összeg van elkülönítve a szolgáltató költségvetésében K+F feladatokra az értékesítés százalékában?
Azok a vállalatok nem képesek lépést tartani a technika fejlődésével, amelyek nem forgatják vissza termékfejlesztésbe az értékesítési bevételek legalább 10%-át. Olyan szolgáltatótól vásároljon ERP-t, amelyik komolyan veszi, hogy mindig az aktuális és jövőbeli igényeket elégítse ki!
